Una asamblea de copropietarios mal convocada o mal documentada puede ser impugnada judicialmente, dejando sin efectos decisiones importantes para el conjunto. Conoce el procedimiento correcto para garantizar la validez de tus asambleas.
Tipos de Asamblea según la Ley 675
Asamblea General Ordinaria
Debe realizarse dentro de los tres primeros meses de cada año. Su agenda obligatoria incluye:
- Examen y aprobación de los estados financieros del año anterior.
- Aprobación del presupuesto del año en curso.
- Elección del consejo de administración (si el período está vencido).
- Elección del revisor fiscal (si aplica).
- Elección o ratificación del administrador.
Asamblea General Extraordinaria
Se convoca cuando lo exijan necesidades urgentes o imprevistas del conjunto. Solo puede tratar los temas incluidos en la convocatoria.
Asamblea de Propietarios No Presencial
La ley permite asambleas virtuales siempre que se garantice la participación activa de los asistentes y la verificación de su identidad. Esta modalidad se consolidó después de la pandemia.
Paso 1: La Convocatoria
La convocatoria debe enviarse con al menos:
- 15 días hábiles de anticipación para asambleas ordinarias.
- 5 días hábiles para asambleas extraordinarias (salvo que el reglamento establezca un plazo mayor).
Debe contener:
- Fecha, hora y lugar (o enlace virtual).
- Orden del día detallado.
- Documentos de apoyo (estados financieros, presupuesto propuesto).
- Información sobre representación por poder (formato de poder adjunto).
Medios de convocatoria válidos: correo electrónico a la dirección registrada, comunicación escrita entregada en el inmueble o publicada en zona común. Se recomienda usar ambos medios y conservar evidencia de entrega.
Paso 2: Verificación del Quórum
El quórum es el porcentaje mínimo de coeficientes representados que debe estar presente para que la asamblea pueda sesionar válidamente.
Quórum Deliberatorio (para sesionar)
- Primera convocatoria: más del 50% de los coeficientes.
- Segunda convocatoria: puede sesionar con cualquier número de asistentes (no se requiere quórum mínimo), siempre que hayan transcurrido mínimo una hora desde la hora fijada para la primera convocatoria.
Quórum Decisorio (para aprobar)
Varía según el tipo de decisión:
- Mayoría simple (más del 50% de los coeficientes presentes): decisiones ordinarias de administración.
- Mayoría calificada del 70% del total de coeficientes: desafectación de bienes comunes no esenciales, cambio de destinación de bienes comunes.
- Unanimidad: extinción de la propiedad horizontal, cambios en los coeficientes de copropiedad.
Paso 3: La Mesa Directiva
Al inicio de la sesión se elige una mesa directiva conformada por un presidente, un secretario y un comisario (este último para dar fe de los resultados de votación). Pueden ser copropietarios o sus delegados.
Paso 4: Verificación de Poderes
Los propietarios pueden hacerse representar por apoderados con poder escrito. El poder debe indicar:
- Nombre del poderdante y número de unidad(es) que representa.
- Nombre del apoderado.
- Indicación expresa de la asamblea para la que se otorga el poder.
- Firma del poderdante.
Importante: El administrador, el revisor fiscal y sus familiares no pueden actuar como apoderados en la asamblea (Art. 45, Ley 675).
Paso 5: Desarrollo de la Sesión
- Verificación de asistencia y quórum.
- Elección de mesa directiva.
- Aprobación del orden del día.
- Desarrollo de cada punto del orden del día con las deliberaciones correspondientes.
- Votaciones: pueden ser públicas (alzada de mano) o secretas (escrutadas por el comisario).
- Cierre y firma del acta.
Paso 6: El Acta de Asamblea
Es el documento que da fe de lo ocurrido. Debe contener:
- Fecha, hora y lugar.
- Lista de asistentes con nombre, unidad y coeficiente.
- Verificación de quórum.
- Orden del día aprobado.
- Resumen de deliberaciones.
- Resultado de cada votación con los coeficientes a favor, en contra y abstenciones.
- Firma del presidente y el secretario.
El acta debe publicarse o notificarse a los copropietarios dentro de los 20 días hábiles siguientes a la asamblea.
Errores Comunes que Invalidan una Asamblea
- No enviar la convocatoria con el plazo mínimo legal.
- No incluir en la convocatoria todos los temas a tratar.
- Aceptar poderes con defectos formales.
- No verificar correctamente el quórum deliberatorio.
- Tomar decisiones que requieren mayoría especial con simple mayoría.
- No registrar adecuadamente el acta.
Conclusión
Una asamblea bien gestionada es la base de la gobernanza del conjunto. Con preparación, orden y las herramientas adecuadas, puede convertirse en un espacio de participación efectiva en lugar de una fuente de conflictos.